Verwaltungsassistent (CE-Schema)

Wir suchen eine/n Verwaltungsassistent/in für unser Festivalbüro! Wenn Sie Anspruch auf a Gemeinschaftliches Beschäftigungsprogramm (CE-Programm) und auf der Suche nach einer spannenden Position sind, dann sind Sie bei uns genau richtig.

Das Cork International Choral Festival sucht einen Verwaltungsassistenten. Bewerbungsdetails und Stellenbeschreibung finden Sie unter JobsIreland.ie

Die Berechtigung zur Teilnahme an CE ist im Allgemeinen an Personen gebunden, die 21 Jahre oder älter sind und eine qualifizierende Sozialhilfezahlung für 1 Jahr oder länger oder 18 Jahre und älter für bestimmte benachteiligte Gruppen beziehen. Ihre Eignung muss von der Abteilung überprüft werden.

Einsendeschluss: 13. März 2023

Arbeitsbeschreibung

Aufgaben
Dies ist eine Entwicklungschance, es sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Anerkannte Schulungen werden angeboten, um Ihre Karriere zu unterstützen.

Rezeption
• Beantworten Sie allgemeine telefonische Anfragen professionell und höflich
• Direkte telefonische Anfragen an die zuständigen Mitarbeiter
• Antworten Sie auf allgemeine Informationsanfragen mit den richtigen Informationen
• Begrüßen Sie Kunden/Lieferanten/Besucher der Organisation auf professionelle und freundliche Weise

Büroverwaltung
• Verwenden Sie Computer-Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Datenbanksoftware, um Berichte, Memos und Dokumente vorzubereiten
• Eingehende Post- und Kuriersendungen für die Verteilung sortieren
• Ausgehende Post und Kurierpakete vorbereiten und versenden
• Leiten Sie eingehende allgemeine E-Mails an den zuständigen Mitarbeiter weiter
• Voicemail von der allgemeinen Mailbox an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten
• Kaufen, erhalten und lagern Sie die Büromaterialien, um sicherzustellen, dass grundlegende Materialien immer verfügbar sind
• Kodieren und archivieren Sie Material gemäß den etablierten Verfahren
• Aktualisierung und Gewährleistung der Genauigkeit der Datenbanken der Organisation
• Sichern Sie elektronische Dateien mit geeigneten Verfahren
• Bereitstellung von Sekretariats- und Verwaltungsunterstützung für das Management und andere Mitarbeiter
• Treffen Sie Reise-, Besprechungs- und andere Vorkehrungen für das Personal
• Koordinieren Sie die Wartung der Büroausstattung