Admin Assistant (CE Scheme)

Do naší festivalové kanceláře přijímáme administrativního asistenta! Pokud máte nárok na a Komunitní systém zaměstnanosti (CE Scheme) a hledáte vzrušující pozici, pak jste na správném místě.

Mezinárodní sborový festival Cork hledá asistenta administrátora. Podrobnosti přihlášky a popis pracovní pozice naleznete na JobsIreland.ie

Způsobilost k účasti na CE je obecně spojena s těmi, kteří jsou starší 21 let a pobírají nárok na sociální dávky po dobu 1 roku nebo déle nebo 18 let a více pro určité znevýhodněné skupiny. Vaši způsobilost bude muset ověřit ministerstvo.

Uzávěrka: 13. března 2023

Popis práce

Povinnosti
Je to příležitost k rozvoji, není potřeba žádná zkušenost. Na podporu vaší kariéry vám bude poskytnuto akreditované školení.

Recepce
• Odpovídejte na obecné telefonické dotazy profesionálním a zdvořilým způsobem
• Přímé telefonické dotazy na příslušné zaměstnance
• Odpovídejte na žádosti o obecné informace s přesnými informacemi
• Přivítejte klienty/dodavatele/návštěvníky organizace profesionálním a přátelským způsobem

Správa kanceláře
• K přípravě zpráv, poznámek a dokumentů používejte počítačový textový editor, tabulkový procesor a databázový software
• Třídění příchozí pošty a kurýrních zásilek pro distribuci
• Připravte a odešlete odchozí poštu a kurýrní balíky
• Přeposílejte příchozí obecné e-maily příslušnému zaměstnanci
• Přeposílat hlasovou poštu z obecné schránky příslušnému zaměstnanci
• Nakupujte, přijímejte a skladujte kancelářské potřeby a zajistěte, aby byly základní potřeby vždy dostupné
• Kódujte a archivujte materiál podle zavedených postupů
• Aktualizovat a zajistit přesnost databází organizace
• Zálohujte elektronické soubory pomocí správných postupů
• Poskytovat sekretářskou a administrativní podporu vedení a dalším zaměstnancům
• Zajistěte cestování, schůzky a další opatření pro zaměstnance
• Koordinovat údržbu kancelářského vybavení